Die Spalten spannen

Nicht jede Neuerung der letzten Jahre aus dem Hause Adobe kann als sinnvoll und mit hohem Praxisnutzen bezeichnet werden. Oft wurden die Neuerungen und Ankündigungen mit der eigennützigen Adobe Cloud verknüpft. Die Spaltenspanne aus InDesign macht da die grosse Ausnahme. Sie bietet Fassbares mit überzeugenden neuen Methoden im Aufbau von Layouts und unterstützt eine produktivere Arbeitsweise. Die Spaltenspanne kommt in mehrspaltigen Layouts auf ihre Rechnung und vereint zwei äusserst sinnvolle Funktionen.

Geht doch so …

Das hier weiter erläuterte Beispiel ist ein 4-spaltiger Artikel mit einem Übertitel und Titel, der über 3 Spalten laufen soll. Alle, die InDesign bedienen können, wissen, dass eine solche Anforderung in mit fünf Rahmen gelöst werden kann. Davon sind vier Rahmen für die verketteten Textspalten und ein Rahmen ist für den Übertitel mit dem Titel notwendig. Weiter gibt es zwei Möglichkeiten die Überschrift mit dem Titel anzubringen. Man kann drei der vier Textrahmen in der Höhe reduzieren und den Titelrahmen darüber platzieren. Die meisten Anwender würden jedoch dem übergeordneten Titelrahmen einen Textumfluss geben, sodass dieser die darunter­liegende Texte verdrängt.

Mit einem besseren Verständnis für layouttechnische Belange in InDesign ausgerüstet, würden andere Anwender den erwähnten Artikel mit bloss zwei Rahmen erstellen. Ein alles überragender Textrahmen, der in den Textrahmenoptionen in vier Spalten und dem entsprechenden Spaltenabstand unterteilt ist. Darüber der Titelrahmen mit dem Textumfluss. Fertig. Wirklich?

Ein Rahmen für alle Fälle

Doch mit der Spaltenspanne in der Funktion «Über» ist nun plötzlich alles anders. Die Voraussetzung dieser ersten Funktion der Spaltenspanne ist der in vier Spalten unterteilte Textrahmen. Auch Übertitel und Titel werden so erst mal in eine Spalte eingequetscht. Danach markiert man einfach den Übertitel und den Titel und wählt in der Absatzdarstellung der Steuerung im Bereich “Spaltenspanne > Über 3″. Übertitel und Titel ignorieren dann ganz einfach die Einstellungen der Textrahmenoptionen und durchlaufen in diesem Beispiel über drei Spalten. Alles geschieht in nur einem Textrahmen. Fertig!

Der Befehl “Spaltenspanne” ist auch in den Optionen der Steuerung ganz rechts enthalten. Hier offenbaren sich weitere Einstellungen. Man kann die Anzahl der Spalten, durch die ausgewählte Absätze laufen sollen, frei definieren. Weiter kann ein Abstand vor und nach der Spalte definiert werden. Das ist zwar hilfreich, doch in der Regel wird dies direkt in den Absatzformaten mit der Einstellung “Abstand davor” oder “Abstand danach” eingestellt. Da die Spaltenspanne sich als Befehl in einem Fenster untergebracht befindet, ist die Botschaft eindeutig. Dieser Befehl kann in ein Absatzformat integriert werden.

Spaltenspanne im Absatzformat

Strukturierte Dokumente benötigen Formate. Absatz- und Zeichenformate bilden das Rückgrat jeglicher Automation, und sei es bloss für die schnelle Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses. Liegen also Formate vor, so kann dem entsprechenden Absatzformat die Spaltenspanne mit auf den Weg gegeben werden. In den Absatzformatoptionen ist die “Spaltenpanne” aufgeführt. So kann der in diesem Beispiel aufgeführten Übertitel und Titel im 4-spaltigen Textrahmen automatisch über drei Spalten laufen.

Weiter können die Absatzformate noch besser in der Reihenfolge aufeinander abgestimmt werden. Die ideale Voraussetzung dazu sind Layouts mit Artikeln oder Reportagen mit immer gleichem Formatmuster. Über Zeilenschaltungen getrennt kann InDesign so während des Schreibens die Formate automatisch wechseln.

Die Grundlage dazu bilden vorhanden Absatzformate, welche dann in der “Formatoptionen > Allgemein > Nächstes Format” auf das entsprechenden nächste Format vorbereitet werden können. Damit ergibt sich eine Beziehung zwischen den Formaten. Dies bildet den Grundstein für den nächsten Schritt.

Beziehung ausbauen

Wie im richtigen Leben sollte man auch in InDesign an Beziehungen weiter arbeiten. Zum einen ist die Spaltenspanne im Absatzformat drin und zum anderen kennt InDesign nun deren Reihenfolge. Zwei Fakten fehlen noch. Es muss bekannt sein, mit welchem Format in einem neuen Textrahmen begonnen wird. Anderseits muss, gestützt auf dieses Beispiel, die Information der Vierspaltigkeit des Textrahmens vorhanden sein. Nun liegt der Ball bei den Objektformaten.

In einem neuen und unmissverständlich gekennzeichneten Objektformat wird im Bereich “Absatzformate”  der Beginn als erstes Format festgelegt. Im vorliegenden Beispiel ist dies der Übertitel. Wichtig ist dabei die Option “Nächstes Format”  anwenden. Damit wird nach einer Zeilenschaltung die definierte Reihenfolge ausgelöst.

Das Objektformat definiert im Bereich “Allgemeine Option für Textrahmen” die Anzahl der Spalten sowie der Spaltenabstand. Alle darin enthaltenen Einstellungen stammen aus den Textrahmenoptionen des Menü “Objekt”.

Mit den Grundkenntnissen der Zeilenschaltung lässt sich nun der 4-spaltige Artikel wie folgt erstellen: Textrahmen über vier Spalten erstellen, mit dem Auswahlwerkzeug auswählen, auf das angelegte Objektformat klicken und schreiben. Wie von Zauberhand wird vom 3-spaltigen Titel zum 1-spaltigen Text umgeschaltet und dies immer schön der Reihenfolge entsprechend. Doch es geht noch eleganter.

In der Bibliothek 

Der gesamte Textrahmen mit dem zugewiesen Objektformat lässt sich in einer Bibliothek aufbewahren. Denkbar ist auch das Ablegen eines kompletten Textrahmens mit formatiertem Platzhaltertext.

Eine Bibliothek erstellt man im Menü “Datei > Neu > Bibliothek”. Hier macht Adobe die Anwender mit Nachdruck darauf aufmerksam, dass es inzwischen die Creative Cloud-Bibliotheken gibt. Wer sich gerne freiwillig in eine Abhängigkeit führen lässt und wer Vertrauen zu globaler Datensammlung hat, kann diese Methode wählen. In der Regel werden jedoch lokal gespeicherte Bibliotheken erstellt. Diese sollte klar bezeichnet sein und gehört in den Projektordner. Es bleibt zu hoffen, dass die lokale Bibliothek nicht von der eigennützigen Cloud Library verdrängt wird.

Den formatierten Textrahmen zieht man danach ganz einfach in die angelegte Bibliothek. Die Speicherung erfolgt automatisch. Nun ergeben sich zwei Vorteile: Man kann einen bereits formatierten Textrahmen auf die Layoutseite ziehen und gleich mit dem Schreiben beginnen. Weiter kann man diesen Textrahmen in den Optionen der Bibliothek standrichtg platzieren. Dazu wählt man “Objekt hinzufügen”. Standrichtig heisst in diesem Fall, dass der ursprüngliche Stand der Speicherung berücksichtigt wird. Hier ist zu beachten, dass in einem doppelseitigen Layout für die linke und die rechte Seite je ein auf diesen Seiten angelegter und formatierter Textrahmen in der Bibliothek sein muss.

Im redaktionellen Umfeld

Die Verwendung von Bibliotheken ist ein wesentlicher Bestandteil im redaktionellen Umfeld. Solche Bibliotheken sind meist sehr umfangreich und enthalten alle möglichen Rahmengeometrien des Layouts. Die Autoren arbeiten dabei in Adobe InCopy. Dieses Programm ist gewissermassen die Schreibmaschine von InDesign und ist im Abo der Creative Cloud enthalten. Ein Workflow dazu muss jedoch vorgängig eingerichtet werden. Dieser Workflow läuft im Wesentlichen über das Bedienfeld “Aufgaben”. Oft ist dieser Prozess  eingebunden in ein übergeordnetes Redaktionssystem. Dort werden Artikel unter anderem ein- und ausgecheckt und man kann die Zugriffe regeln.

Spalten in der Spalte

Wie erwähnt fängt die Bezeichnung Spaltenspanne gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Auch die zweite Funktion hat es in sich. Sie nennt sich bescheiden “In …”.

Zur besseren Veranschaulichung stelle man sich eine lange Auflistung innerhalb einer Spalte vor. Dies ruft eine unschöne Bündigkeit auf der rechten Seite der entsprechenden Spalte hervor. Die Spaltenspanne in zweiter Funktion richtet dieses Problem elegant. Man markiert ganz einfach innerhalb der Spalte die Auflistung und wählt danach “Spaltenspanne > In”. Dort gibt man ganz einfach die gewünschte Anzahl der Unterteilungen ein. Die markierten Bereiche werden in diese Anzahl Unterteilungen neu umbrochen.

Die Spaltenspanne kann in den Optionen alle möglichen Abstände regeln. Auch in der Funktion “In …” ist eine Formatfähigkeit gewährleistet.

… oder doch anders?

Ganz ohne Zweifel: die Spaltenspanne gehört zu den wirklich grossen Neuerungen der letzten InDesign-Versionen in. Trotzdem ist Potential zu Nachbesserungen vorhanden. Toll wäre, man könnte die unterteilte Spalte auf Wunsch in der alphabetischen oder einer numerischen Reihenfolge sortieren. Wünschenswert wäre ferner, wenn man unregelmässige Spaltenabstände mit einbeziehen könnte.

So führt denn das letzte Begehren auch wieder zur Ausgangslage zurück. Der 4-spaltige Artikel mit dem 3-spaltigen Übertitel und Titel wird halt doch mit fünf Rahmen aufgebaut. Die Abstände zwischen den Spalten werden so manuell und flexibel eingerichtet. Fertig.

Andreas Burkard 

(4c Printausgabe 5/2017)